«Улей: Управление целями 2.0» от разработчика «Улей»

Каждый год организация ставит перед собой цели, которые могут быть как финансовыми, например, прибыль и выручка, так и нефинансовыми (“освоить новый технологический процесс” или “снизить количество входящих обращений в поддержку”). Поставленные цели реализуются только при слаженной работе всех подразделений организации, поэтому зависят напрямую от целей сотрудников этих подразделений. Совокупность результатов всех сотрудников должна приводить к достижению целей всех подразделений, а затем и организации. Получается, что каждый из сотрудников, независимо от рода деятельности, делает вклад в общий успех компании.

Модуль “Управление целями 2.0”, как и модуль “Управление Целями 1.0”, оцифровывают процесс постановки целей для сотрудников организации на определенный период и контролирует достижение этих целей. Результаты оцифровки, т.е. показатели достигаемые как в процессе, так и на выходе, могут использоваться руководством для расчета финансового стимулирования сотрудников.

В начале года руководство компании ставит цели на год, на основе чего составляется каталог корпоративных целей.  Всех сотрудников знакомят с ними, после этого руководители подразделений обсуждают со своими сотрудниками их цели на год, способы, действия и план их достижения.
Вместе они планируют развитие, которое необходимо для успешной реализации глобальных задач компании.  

После этого, каждый сотрудник составляет для себя список целей, выбирая каждую цель из трех возможных категорий  (корпоративная, цель руководителя, индивидуальная цель), в которых он отмечает их вес, как аналог важности или распределения усилий.

Каталог корпоративных целей

Администратор процесса, сотрудник наделенный соответствующими правами,  заполняет справочник корпоративных целей. Он может это сделать вручную, каждую цель заводя отдельно через публичный интерфейс, либо заполнив единый excel-файл импортировать его.

А благодаря иерархическому каталогу целей модуль дает возможность тонко настраивать цели для каждого дивизиона/региона/подразделения и по каждому критерию (EBITDA, OIBDA, Выручка, ...) отдельно.

У каждого типа целей доступна масса настроек:

Отличие от УЦ 1.0:

В УЦ 1.0 плоский каталог целей, отличающихся только по типу. В нем можно настраивать только видимость для определенного подразделения. В УЦ 2.0 каталог иерархический и исключается видимость целей для определенных подразделений, по умолчанию все видят всё.

В УЦ 1.0 если цель количественная, то её значение либо не задается в этом справочнике, либо задается в названии, и потом сотрудники сверху вниз по иерархии в своих личных карточках определяют её значение для себя лично (т.е. свой вклад). В УЦ 2.0 справочник целей за счет своей иерархичности и необходимости в нем указать сразу количественные значения в трех градациях (миниплан, план, суперплан) сразу задает необходимые цели на все подразделения компании и подразделения когда берут эти цели себе, то они уже не задают количественные значения и просто видят их в своих карточках.

Чтобы добавить новую цель в каталог, необходимо вверху справа нажать кнопку “Добавить цель” и заполнить информацию по списку:

• родитель (к какой другой цели в каталоге корпоративных целей новая цель будет дочерней)

• название цели

• информация о процентах выполнения по схеме “минимальный план - план - суперплан” (80-100-120%)

• описание цели

• подразделения-исключения, которым не будет доступна данная цель.

Каталог процессов - это набор настроек, которые могут отличаться у разных сотрудников / подразделений: даты формирования целей их согласования, даты промежуточных и итоговых оценок. Данные настройки заполняет тот же администратор процесса, ответственный за весь процесс целеполагания.

Привязка у сотрудника по какой из настроек процесса он работает осуществляется по справочнику “Мотивационные программы”. Т.е. к настройкам процесса привязывается соответствующая мотивационная программа и у сотрудников, у кого в профиле есть привязка к этой же мотивационной программе - к ним соответствующие настройки процесса и будут применены, когда процесс будет запущен.

Например есть две группы сотрудников:

• Sales-менеджеры

• Project-менеджеры

и у каждой группы задается своя мотивационная программа, к ним и привязываются соответствующие сотрудники. Для каждой мотивационной программы создаются свои настройки процесса целеполагания.

Для каждой настройки процесса можно указать в поле “Автоматический запуск нового процесса” последующие настройки. Например у вас должен быть запущен процесс с определенными настройками на определенную группу сотрудников на одно полугодие и по завершению нужно чтобы тут же запустился процесс на этих же сотрудников с другими настройками на следующее полугодие.

Отличие от УЦ 1.0:

В УЦ 1.0 нет мотивационных программ, привязка настроек процесса к сотрудникам там осуществляется через оргструктуру.

В УЦ 1.0 сроки на составление, согласование, запуск - задаются в днях, а в УЦ 2.0 конкретными датами.

В УЦ 1.0 есть возможность задать отложенный запуск в днях, а в УЦ 2.0 это не нужно, так как задаются конкретные даты запуска каждого этапа.

В УЦ 1.0 промежуточных оценок может быть несколько, а в УЦ 2.0 только одна.

Вначале сотрудник самостоятельно формирует в карточке свой список целей, у него есть возможность добавить: корпоративные цели, цели руководителя и индивидуальные цели. У сотрудника может быть от 2 до 5 целей.

Для индивидуальных целей и целей руководителя, сотрудник может дать описание и значения для оценки результатов по схеме “минимальный план - план - суперплан” (80-100-120%), а также прикрепить файл при необходимости. Для корпоративных целей показатели “минимальный план - план - суперплан” подтягиваются автоматически из справочника.

На этом этапе важно распределить вес для каждой цели: минимальный вес для цели - 10, общий вес не должен превышать 100.

Когда список целей полностью заполнен, сотрудник может направить его на согласование руководителю.

Отличие от УЦ 1.0:

В УЦ 1.0 есть одно поле “Критерий выполнения” для описания результата достижения цели, а в УЦ 2.0 есть три окна для описания мини-плана, плана и супер-плана и отдельное окно дополнительного описания.

В УЦ 2.0 есть интеграция с Корпоративным университетом и в карточку целей сотрудника можно привязывать онлайн-курсы с указанием деталей в окне комментария.

Руководителю доступен пресет фильтра “Цели прямых подчиненных”:

Он может пользоваться как этим пресетом, так и создавать новые, например, если он руководитель, под кем работает три направления, то он может создать три дополнительных пресета, чтобы переключаться быстро между ними.

Найдя нужного сотрудника, руководитель видит его цели в списке, и раскрыв карту целей в слайдере, может ознакомиться с деталями по ней:

Ознакомившись с деталями, руководитель согласовывает текущую карту целей:

либо отправляет её на доработку и описывает замечания:

Для контроля за выполнением целей доступны промежуточные результаты заполняются в середине процесса, и фактические результаты - в финале.

В индивидуальной карте сотрудника указываются количественные и качественные показатели выполнения цели: минимальный результат, плановый результат, выдающийся результат.

Заполнение карты целей на этапе итоговой оценки происходит путем дополнения поля с результатами, итоговыми значениями. Перед этим нужно внимательно изучить изначально поставленную цель и сверить сроки её выполнения. Оценка происходит в процентах, после заполнения которых формируется результат работы сотрудника.

Так же, к оценке можно приложить вспомогательную документацию или файл.

Руководитель, выбрав нужную карту целей может оценить результат, который указал его сотрудник, а так же редактировать или добавлять нужную информацию.

Результатом оценки будет выражен буквенным значением, от существенно превосходящей ожидание (А) - до не соответствующей ожиданиям (Е)

Изменив настройки фильтра и грида (кол-во выводимых записей) в публичном разделе “Карта целей”, можно экспортировать цели сотрудника в Excel.